Počitek: kako se ne spremeniti v "gnanega konja"

Vzpostavite si kompetenten počitek med delovnim dnem in po urah. Na primer, 5 minut vsako uro.

Med počitkom si privoščite odmor, da si povrnete moč. Namesto da brskate po internetu, se sprehodite ali naredite nekaj vaj.

Naj bo lenoba ustvarjalna. V obdobjih lenobe si možgane napolnite z informacijami o pomembni ustvarjalni temi za vas in bodite stoodstotno leni, ne poskušajte reševati težav in vas ne mučijo obžalovanja.

Povečajte učinkovitost spanja tako, da zaspite in se zbudite v skladu z režimom in optimizirate njegovo trajanje. Naš spanec je sestavljen iz več ciklov, ki trajajo 1-1,5 ure. Kadar je trajanje spanja večkratno od dolžine cikla, je prebujanje veliko lažje. Pred spanjem prezračite sobo, ne trudite se in si razbremenite možgane od dnevnih skrbi - sprehodite se ali preberite umetniško knjigo.

Med delovnim dnem uporabljajte "mikro spanje". Človeški bioritmi imajo čez dan dva vzpona in padce. Prvi upad se zgodi okoli 13-15 ur, drugi - zvečer. Če boste med prvo recesijo počivali 10-15 minut, bo delo potekalo veliko bolj učinkovito.

Motivacija: kako se spoprijeti z neprijetnimi nalogami

Če želite hitro dokončati zapletene in neprijetne naloge, se jih naučite prilagajati s pomočjo "sidrišč", materialnih vezi - glasbe, barv, ritualov. Toda na dopustu ne uporabljajte "sidra", povezanega z delom.

Uporabite "švicarsko metodo sira" - naloge ne opravite v logičnem vrstnem redu, temveč v poljubnem načinu. Čez nekaj časa v "siru" nastane toliko lukenj, da ga je zelo enostavno "pojesti".

Nalogo razdelite na več delov in se spodbudite tako, da dokončate en del. Vsak dan pojejte vsaj eno žabo - opravite preprosto, a neprijetno opravilo. Običajno se takšne naloge kopičijo in postanejo težava. Če se odločite za katerega od njih vsako jutro, se bodo hitro končale in poskrbele za dobro razpoloženje za cel dan.

"Slone" (velike naloge) razdelite na "zrezke" (dele). Če je naloga ogromna in nemogoča, jo razdelite na izvedljive dele. Izmerite čas, porabljen za opravljanje slonovskih nalog. Fiksacija kvantitativnega kazalca človeka spodbudi k ukrepanju.

"Požirajte ladje" - ustvarite situacijo, ko je nobene naloge nemogoče zavrniti. Takšne situacije nekaterim ljudem omogočajo učinkovitejše delo.

Hranite tabelo dnevnih opravkov in si zapišite opravljene naloge. Preveč vrzeli na katerem koli predmetu vas bodo sprožile budnost in vas prisilile, da naredite potrebno.

Naredite pinarikov koledar. V zgornjo vrstico napišite številke, ki ste jih živeli leta, na spodnjo - prihodnost in v vrstice tabele - dni v mesecih. Vsako jutro, ko se lotite dela, prečrtajte polovico dneva. Zvečer - drugi polčas. Tako boste začutili minuto časa.

Cilji: kako sanje približati resničnosti

Določite poslanstvo, artikulirajte osebne vrednote in si postavite dolgoročne cilje. Namesto "reaktivnega" pristopa - reakcije na zunanje okoliščine, uporabite "proaktivno" - gradite svoje življenje, kot želite, aktivno vplivajte na dogodke.

Če želite določiti svoje cilje, si predstavljajte, kako želite videti svoj dan v nekaj letih. Poskusite se znebiti naloženih žigov - dragih avtomobilov, ur in drugih atributov - če za vas niso prava vrednota.

Določitev vrednosti bo pomagala "memoirju". Vanj zapišite glavne dogodke v življenju. "Memoir" vam bo omogočil oblikovanje seznama ključnih vrednosti in vas spodbudil, da vsak dan porabite nekaj minut za izdajo Main.

Sestavite osebno poslanstvo v obliki epitafa. Kaj se bo spremenilo v svetu in bo ostalo za vami, ko bo vsega konec?

Poiščite svoj klic. Če lahko spremenimo poslanstvo, potem klic ne. Poklic je, ko spoznaš, da poleg tebe nihče ne bo vzel tega vozička. To ni lahko samo revolucionarno odkritje, temveč tudi preprosta življenjska naloga.

Opredelite 5-7 ključnih področij svojega življenja, da bi videli splošno strukturo in vzpostavili harmonijo različnih dejavnosti. Zemljevid ključnih krajev izgleda kot drevo. Namesto kaosa sitnih dejanj obstajajo jasne veje z listnimi dejanji.

Grafikon življenjskih ciljev za ključna področja in prihodnja leta, s katerimi lahko spremljate, kje in kako se gibljete. Včasih je težko razumeti, kaj hočeš, vendar je bolje narediti malo napake in naknadno prilagoditi načrte, kot pa razumeti po letih, ko je čas minil in nič ni bilo doseženo.

Najbližje in najbolj razumljive cilje merite s tehniko SMART:

• Specifična - specifična
• Mlahek - merljiv
• Achievable - dosegljiv
• Realistično - relevantno
• Tomejeno z imenom - časovno omejeno

Jasno določite, kaj želite in v kakšnem časovnem okviru, in nato izrazite v denarnem smislu.

Delovni dan: kako ga organizirati v hitro temenem svetu

Vsebinsko in srednjeročno načrtovanje po metodi "Dan - teden" vam bo pomagalo, da boste vedno izpolnili svoje roke.

Naloge, ki jih je težko vezati na določen čas, primeren kontekstualni pristop. Za vsako tako nalogo ustvarite ločeno stran dnevnika ali kategorijo opravil v računalniškem sistemu načrtovanja.

Za timsko delo so priročne deske za načrtovanje konteksta, kjer so projekti navedeni v vrsticah, člani skupine pa v stolpcih. Na njihovem presečišču so naštete naloge. Vodja bo takoj videl naloge, za katere je podrejen odgovoren, in vprašanja, o katerih je treba razpravljati.

Naloge s skrajnim rokom se učinkoviteje načrtujejo za leto, teden in dan, ob upoštevanju pravil za premikanje nalog med oddelki. Zvečer si ob načrtovanju naslednjega dne ogledamo razdelek »Teden«. Vse relevantno se prenese v razdelek "Dan". Ko načrtujete naslednji teden, si oglejte razdelek »Leto«.

Ta pristop vam omogoča, da se ne potiskate v tesen okvir in zagotavlja, da si boste želene naloge zapomnili med ogledom poglavij "Leto" in "Teden".

Razdelek »Teden« je mogoče dopolniti z naslednjimi orodji za načrtovanje.

• Seznam nalog za naslednjih nekaj tednov na posebni strani dnevnika.
• Seznam nalog na nalepkah v posebnem delu dnevnika. Če vsak dan pregledujemo odsek, v prihajajoči dan v dnevnik prenesite nalepke z "dozorelimi" opravili.
• Pregled urnika za redne naloge.
• Načrtovalni odbor z nalogami za naslednje tedne.
• Načrtovanje s seznamom "prilagodljivih" nalog za teden dni poleg "togega" časovnega pasu ali zavihka s "prilagodljivimi" nalogami.

Oddelek „dolgoročno“ je „strateški karton“ s seznamom ključnih ciljev za naslednjih šest mesecev do enega leta. Vsebuje lahko:

• načrt ključnih dogodkov za leto;
• roki za ključne projekte;
• seznam majhnih nalog z dolgim ​​rokom, ki niso spadale v kontekstne odseke dnevnika;
• urnik rojstnih dni, nepozabnih datumov itd.

Podobno po načelu "Dan - teden" lahko tudi organizirate delo zaposlenih na načrtovalni plošči. Če želite to narediti, zaposlene navedite v stolpcih, načrtujte obzorja v vrsticah in naloge na njihovem presečišču.

Za nadzor nad rutino zadev je uporabna tabela, v vrsticah katerih so te zadeve navedene, v stolpcih pa - čas, ki ga je treba dokončati. Na križiščih so zaznana opravljena in nepovezana dejanja. Preskakovanje takšne naloge ne igra velike vloge, vendar bo veliko število preskokov takoj postalo opazno.

Za opravljanje dolgoročnih nalog določite, koliko časa na dan boste porabili za njih in jih vnesite v tedenski načrt.Če želite to narediti, vzemite skupno količino dela, produktivnost dela in izračunajte, koliko časa boste porabili za nalogo. Nato ta čas razdelite na dele in jih izvedite v tedenskem načrtu.

Načrtovanje: kako izpolniti roke

Vzpostavite osebni sistem načrtovanja delovnega dne z uporabo "trdih" in "prilagodljivih" nalog. Dovolite si 10 minut, da ustvarite popolno sliko opravil za dan. Načrt dneva mora biti zbran na enem mestu in mora biti v pisni obliki. Izberite obliko in medij po vaši meri. Glavna stvar je, da ste mu res všeč in bi se radi vrnili k njemu.

Čez dan načrt prilagodite, kot je primerno. Izdelani načrt ni dogma, potreben je za spremenljive situacije.

Pridobite "strateško kartico" s ključnimi dolgoročnimi cilji. Na isti list lahko napišete naloge, ki niso vezane na določen dan, tako da so vedno pred vašimi očmi; vodi seznam trenutnih stikov; napišite "teme za razmislek" itd.

Glede na dan ločite "trde", "prožne" in "proračunske" naloge.

• "Težko" - vezano na določen trenutek.
• "Fleksibilen" - ni vezan na točno določen čas.
• "Proračunsko" - velike in pomembne naloge, zamudne, ki nimajo strogih rokov.

Načrtujte trde, nato načrtovane, nato fleksibilne naloge.

Na seznamu označite 2-3 prednostne naloge in začnite delati z njimi. Prednostni primeri vključujejo nujno in nadziranje dela podrejenih. Izvajanje nalog v tem zaporedju vam bo omogočilo najpomembnejše stvari, tudi če nekatere manj prioritetne naloge ostanejo neizpolnjene.

Načrtujte težka srečanja z rezervo časa. S partnerji uskladite natančnost, s katero morate na sestanek.

Založite se za odvečne informacije, če gre vse narobe. Tako boste prihranili čas, če se partner ne bo srečal, posneti mobilni telefon bo nedosegljiv, na letališču pa ponoči ne bo niti enega taksija.

Prednostne naloge: kako odpraviti presežek in najti čas za glavno

Naučite se filtrirati nepotrebne stvari in poudarjati ključne naloge. Razširite svoj arzenal strategij opuščanja, da očistite svoje življenje nepotrebnih stvari. Druge navadi na trdno "ne" brez obrazložitve.

Uporabite "zdrave neumnosti" in odložite nepotrebne posle čim dlje. Pogosto jih preprosto ne doseže.

Kupite čas z najemom strokovnjakov. Hkrati ne morete najeti stalnih pomočnikov, temveč se omejite na enkratne storitve.

Pri podeljevanju nalog podrejenim jih ne obremenjujte z obveznostjo, da vas nanje opominjajo. Sami ustvarite pregled nalog in spremljajte njihovo izvajanje.

Za prednostne naloge uporabite utežene ocene. Določite merila in pomen vsakega od njih, tako da bodo skupaj dali 100%. Nato ocenite nalogo po vsakem od meril, pomnožite ocene po pomenu, dodajte in dobite končno oceno. Nato naloge razvrstite po teh ocenah.

Informacije: kako nadzorovati ustvarjalni kaos

Uvedite tehnike filtriranja, shranjevanja in gibanja prek spleta, da bodo vaše informacije pod nadzorom.

Pogosteje se vračajte do ključnih informacij - zapišite številke strani, misli, naredite fotokopije, narišite diagrame.

Svoje znanje uveljavite v praksi in šele nato začnite brati naslednjo knjigo.

Prednost dajte branju - bolje je, da natančno preberete več ključnih poglavij, kot da površinsko preberete celotno knjigo.

Filtrirajte informacijsko smeti, prejete iz medijev - poskusite dobiti samo tiste informacije, ki jih potrebujete. Snemite programe in si jih oglejte v primernem času in brez oglaševanja, manj časa preživite pred televizorjem ali internetom.

Uporabite e-poštno sporočilo, ki ne potrebuje spletne prisotnosti. Lahko pišete, naslovnik pa je pismo prebral v primernem času.

Obvladite metodo slepega tiskanja z desetimi prsti - začeli boste pisati hitro in prihranite veliko časa.

Izklopite obvestilo o novi pošti, ki odvrača od trenutnih zadev. 3-4 krat na dan preverite pošto. Dogovorite se s kolegi o jasnem inšpekcijskem času. Nastavite samodejno razvrščanje e-pošte in mu namenite pozornost po vrstnem redu.

Uporabite e-poštne mape kot orodje za nadzor dneva v tednu. Črke razdelite v tematske mape in v »Prejeto« pustite največ 15–20 najpomembnejših sporočil.

"Povečanje" vrstnega reda v dokumentaciji z omejenim kaosom:

1. Ustvarite "mesto kaosa" - vhodni pogon, kjer so shranjeni vsi dokumenti.
2. Očistite „mesto kaosa“, tako da izberete najprimernejše vrste dokumentov, blizu mesta kaosa pa se bo začel oblikovati „kraj reda“.

Pridobite datoteko misli. Akumulirane misli se lahko med seboj kombinirajo in sprožijo nove. Ko razvijate kakršne koli ideje, jih osvetlite v ločenih smereh.

Organizirajte informacijski prostor v skladu s strukturo človeške pozornosti. Zavest lahko deluje samo z enim predmetom, podzavest - s 5-9, podzavest - z neskončno količino. Če nekaj prinesete v središče svoje pozornosti, se prepričajte, da ga nekaj odmaknete. To bo optimalno porabilo vašo pozornost.

Na namizju izberite območje za 5–9 glavnih trenutnih opravil, vhodne in izhodne pogone, kontekstne pladnje in kontrolne pladnje po metodi Dan - teden. Na koncu delovnega dne dokumente iz odhodnega pogona razporedite v tematske mape.

Absorberji: kako najti rezerve časa

Uporabite tehnike zaznavanja absorberjev, da izkoristite časovne rezerve. Sledite svojemu času 2-3 tedne, da boste razumeli, za kaj ga porabite. Približno enkrat na uro zabeležite vse primere z natančnostjo 5-10 minut. Na robu označite majhne prelome s kljukicami.

Oblikujte 2-3 količinske kazalnike učinkovitosti in jih spremljajte v dinamiki. Takoj, ko začnete vizualno določiti količinski kazalnik, se bo začel spreminjati na bolje.

Občasno ponavljajte merjenje časa, da ostanete »v dobri formi« in pravočasno odpravite popačenja v svojem osebnem proračunu.

Tipična rezerva je čas potovanja. Zapolnite prevoz in čas potovanja z dejavnostmi, ki so koristne za vas.

Imeti načrt višje tehnične sile. Računalnik se je pokvaril - naredite tisto, za kar niste imeli dovolj časa. In ne pozabite varnostno kopirati pomembnih podatkov.

Učinkoviteje izvedite sestanke:

• Določite obliko sestanka in ne mešajte različnih formatov v enem sestanku.
• Določite krog udeležencev, vodjo, ki usmerja razpravo, in odločevalca, ter tajnika, ki sestavi zapisnik;
• sestavi seznam vprašanj za razpravo;
• določi trajanje sestanka in imenuje osebo, odgovorno za čas;
• organizirati razmere, opremo in distribucijo informativnega gradiva;
• vsa vprašanja, obravnavana na sestanku, predstavljena v obliki diagramov;
• zabeležite in pošljite sprejete odločitve, da se jim lahko vrnete na naslednji seji.

Ne pozabite, da sistem upravljanja s časom zahteva nenehno izboljševanje.

"TM-Bacillus": kako prenesti idejo TM drugim

Ne bomo dosegli stoodstotne učinkovitosti, če svojega osebnega upravljanja časa ne bomo uskladili z ljudmi okoli nas. Prinesite "TM-Bacillus" drugim, da pametno izkoristijo čas. Izračunajte ceno svojega časa in se borite zanjo nič manj togo kot za denar.

Ponudite TM ideje svojemu managerju, pokažite njihovo uporabnost za poslovanje in ne udobja za vas. Začnite z orodji, ki so za kuharja koristna in poceni. Predstavljajte si jih "v akciji", ne v teoriji. Vaša ideja naj bi prišla do glave samega - to bo olajšalo njeno sprejetje.

Prepričajte podrejene o učinkovitosti upravljanja s časom z osebnim zgledom. Motivirajte njegovo uporabo - zaposleni morajo razumeti, zakaj je potreben čas in ga je mogoče obvladovati. Redno ponujajte novo opremo.

Uporabljajte tehnologijo TM postopoma z uporabo najmanj orodij. Omislite si preprosto in hitro korenje in palčke. Preizkusite tehnike na enem zaposlenem ali enoti, tako da vsi vidijo prave prednosti in slabosti.

Za izvajanje upravljanja s časom v osebnih odnosih se naučite pogajanja. Ne poskušajte partnerju vsiljevati svojih preferenc, iščite kompromise, ki vam omogočajo, da upoštevate okuse obeh strani.

Vzemite si čas, da obnovite energijo in delovanje. Za vas očitno včasih to ni tako, zato jasno razložite ali zapišite načela odnosov.

Otrokom ponudite upravljanje s časom v obliki igre in razvijajte "proaktiven" pristop k življenju v njih.

TM manifest: od instrumenta do ideologije

Uporaba tehnik upravljanja s časom brez razumevanja ideologije vam bo omogočila, da uporabite le majhen del njihovih zmožnosti. Toda ko boste razumeli ideologijo TM, se boste naučili upravljati svoj osebni čas in prešli na novo raven.

Upravljanje časa je sistem na več ravneh, ki lahko spremeni človekove vrednote. Od tehničnega upravljanja s časom boste prešli na razmišljanje o svojih ciljih in prioritetah.

Aksiomi upravljanja s časom:

• vedno imate svobodo izbire;
• samo vi ste odgovorni za svoja dejanja in odločitve;
• brez nenehnega razvoja ste le ameba.

Tudi majhne akcije spremenijo svet na bolje. Razvijte se, premikajte se, nikoli ne nehajte.