Kako urediti stvari, ne da bi izgubili živce

Metoda Getting Things Done (ali GTD) temelji na razmisleku o rezultatih in določitvi naslednjih korakov. Glavna ideja GTD pomaga jasno opredeliti cilj in nato vsak korak k doseganju tega cilja. Metoda je primerna za organizacijo predstavitev pri delu in za načrtovanje božičnih nakupov.

Vsaka naloga naj bo majhna, da jo lahko hitro rešite, pomanjkanje časa ali motivacije pa vas ne bi moglo ustaviti. Ta pristop pomaga doseči vse vaše cilje v življenju, pomaga se izogniti stresu.

Ko organizirate projekte po metodi GTD, boste vedno pripravljeni takoj začeti delati nalogo, ne glede na to, kaj se dogaja okoli in kje ste. GTD vam naslednji korak tako olajša, da ga ne želite odložiti.

V tej knjigi boste našli več preprostih orodij, s katerimi lahko učinkovito delujete in vzdržujete trezen um; kot tudi priporočila o tem, kakšen odnos je treba razviti, da bi uresničili osnovna načela GTD.

Tvoji možgani so orodje za razmišljanje in ne naprava za shranjevanje

Uspešen pri svojem delu pomeni biti dober organizator. To je še posebej pomembno za duševne delavce, za katere je žongliranje na desetine nalog in projektov hkrati vsakdanja resničnost. Težave nastanejo, ko je tanka meja med našim osebnim in poklicnim življenjem zamegljena. To je zato, ker naši možgani poskušajo rešiti nerešena vprašanja in nas spominjajo nanje v najbolj neprimernem trenutku - tudi če bi se z njimi raje ukvarjali pozneje.

Da bi imeli vse zapletene informacije o življenju pod nadzorom, mnogi od nas svoje možgane obravnavajo kot pisalni predal ali prenosni računalnik. Zlorabljamo svoje možgane in silijo k shranjevanju vseh vrst informacij. Zamašimo glave z informacijami o nedokončanih nalogah, prihajajočih sestankih in drugih obveznostih, nepremišljeno zapravljamo sposobnost razmišljanja naših možganov, zaradi česar se je težko osredotočiti na resnično delo.

Da bi delovali čim bolj učinkovito, se moramo osvoboditi uma vsega, kar ni povezano z nalogo, ki jo opravljamo v določenem trenutku. Uporabite 100% sposobnosti svojega uma, da se osredotočite na nalogo.

Če želite jasno razmišljati, potrebujete zanesljivo "košarico za zbiranje materiala" zunaj svojega uma

Naši možgani imajo eno nadležno lastnost - nikoli ne pustijo pozabiti, za kaj moramo poskrbeti. Nenehno nas "bombardirajo" z novimi informacijami, ki zasedajo tudi mesto v našem umu. Vsaka nova ideja, vsak spomin in vsaka težava, ki smo jo pozabili rešiti, nas odvrnejo od glavne dejavnosti.

Vedno uporabite tako imenovano "košarico za zbiranje materiala": kraj zunaj vašega uma, kamor lahko daste kakršne koli stranske informacije ali ideje. Točno boste vedeli, kje boste našli informacije pozneje, ko boste imeli čas za to. To vam omogoča, da se popolnoma osredotočite na pisanje pisma, pogovor s kolegom ali košnjo trate.

Vaša "košarica za zbiranje materiala" je lahko beležka, seznami na vašem računalniku / telefonu ali celo škatle, v katere lahko postavite predmete in dokumente. Vaša košarica (ali košare) za zbiranje materiala naj bo v bližini - tako boste zlahka črpali informacije, ki bi jih sicer nabrali v vaših mislih.

Odstranite smeti - tedensko izpraznite vse zunanje "košare"

Za nemoteno delovanje sistema ga morate podpirati. Razviti navado pregledati in prazniti košaro enkrat na teden. Sistem "košarica za zbiranje materiala" deluje, ker daje um počitku z zaupanjem, da ne bo izgubil ali pozabil nobenih pomembnih informacij.

Če sistem ni posodobljen, preneha biti zanesljiv, možgani pa postanejo budni in jim prenehajo zaupati. Takoj, ko se bo to zgodilo, se bo podzavest spet začela motiti zaradi nerešenih težav in nedokončanih nalog. Pazljivo preučite vse svoje naloge in uredite stvari, vodena naslednjim pravilom:

• Iz seznama prečrtajte nepomembne naloge.
• Če lahko težavo rešite zelo hitro (v dveh minutah ali manj) - to storite takoj.
• Pomembne informacije hranite na varnem mestu. Če gre za sestanek, projekt ali določeno nalogo, ga prenesite na ustrezen seznam.
• Redno čiščenje košare je edini način za zanesljivo delovanje in preprečevanje stresa.

Izpraznite "košarico", razvrstite material po seznamih

Ne glede na to, kako drugačen je material v vaši "košarici", vam ga ni treba razvrščati in razvrstiti v ločene "škatle" ali sezname.

Večina seznamov opravil ne deluje, ker se spreminjajo v "vinaigrette" nalog, misli in informacij. Seznami bi morali vsebovati samo posebne, izvedljive naloge, vendar v njih vpišemo vse nerazvidno in zato je zelo enostavno izgubiti iz vida posamezne izvedljive naloge.

Kako organizirati predmete v svoji košarici?

• Izbrišite vse, kar je nepomembno, rešite majhne naloge in dodajte sestanke ali roke v koledar.
• Če gre za kompleksno delo (to pomeni, da zahteva izvajanje več posebnih nalog), ga vključite v projekt z jasnim namenom.
• Vse druge naloge je treba vključiti na seznam Naslednja dejanja.

Seznam »Projekti« ponuja pregled vseh vaših trenutnih projektov.

Projekti so ključni sestavni del vsakega sistema za izboljšanje produktivnosti. Projekt je želeni rezultat, ki zahteva ukrepanje v več korakih. Če želite določiti, katere naloge naj sestavlja projekt, si predstavljajte rezultat, ki ga želite doseči, in v enem stavku opišite želeni rezultat. Razmišljanje o rezultatu pomaga oblikovati posebne naloge, ki vas bodo približale doseganju cilja projekta.

Seznam vsebuje vse projekte, ki naj bi bili zaključeni v bližnji prihodnosti. Tako boste lahko spremljali in nadzirali vse tekoče projekte, povečali produktivnost in se sprostili.

S posodobitvijo seznama tedensko preverite, ali je vsak projekt načrtovan korak za korakom. Vsa dejanja, ki sestavljajo projekt, sodijo na seznam "Naslednja dejanja". Prav posebne naloge lahko dosežejo kateri koli cilj.

Zamenjajte dnevni seznam opravkov s koledarjem in naslednjim seznamom dejanj.

Dnevni seznami trenutnih zadev so neučinkoviti - izkrivljajo vaš občutek za čas, vas zavajajo in vas prepričajo, da imate resnično čas, da vse našteto opravite na dan. Takšno nerealno načrtovanje vodi v razočaranje, izgubo časa in obsojanje na neuspeh, kar počnete vnaprej.

Veliko učinkovitejša metoda je delo s koledarjem in seznami Naslednja dejanja. Koledar služi samo enemu namenu: beleženje sestankov. Vse, kar je povezano z določenim dnevom ali uro - sestanek ali obisk zdravnika - je treba zapisati v koledar.

Vse druge naloge ali posebne korake dajte na seznam Naslednja dejanja. Omogoča vam, da se hitro odločite, katere naloge so najpomembnejše in ali imate čas, da jih rešite.

Ne glede na to, kje ste, vedno bi morali imeti s seboj seznam naslednjih dejanj. Tako boste lahko izbrali, katero nalogo je smiselno rešiti.

Če imate dobro načrtovane in vnaprej izbrane naloge, se vam ne bo težko odločiti, katere se je smiselno lotiti.Predstavljajte si, da ste na letališču in vam let zamudi za eno uro. V tej situaciji se vprašajte:

• Katero nalogo naj zdaj izberem?
• Katero nalogo lahko dokončam v dodeljenem času?
• Za katero nalogo imam dovolj energije v določenem času?
• Katera naloga ima največjo prednost?

Če imate načrtovanih preveč nalog, je smiselno, da jih razdelite po več seznamov in shramb. En seznam je lahko na primer shranjen na pametnem telefonu, drugega pa v računalniku. Če naloge razvrstite na ta način, boste vedeli, katero lahko izvajate med mizo ali na sestanku ali med čakanjem na letališču.

Čakalne liste bodo koristne pri delu z drugimi ljudmi.

Vsi trenutni projekti morajo biti navedeni na seznamu projektov. Ko uporabljate seznam »Naslednja dejanja«, lahko zagotovite, da dosledno delate naloge, od katerih vsaka svoje projekte bliža zaključku.

V večini primerov se morate zanašati na druge ljudi, ki so odgovorni za posamezne dele vsakega projekta. Vendar to ne pomeni, da bi se morali odpovedati nadzoru nad potekom katerega koli od svojih projektov.

Kadar koli ste odvisni od dela drugih ljudi - čakate na poročilo nekoga, ki bo še naprej delal na predstavitvi - je vredno voditi seznam "V čakanju". Tako lahko zabeležite vse, kar bi vam morali zagotoviti drugi, skupaj z roki.

S posodabljanjem tega seznama vsak teden boste videli, kdo in kako opravlja svoje delo. Imeli boste novo posebno nalogo: opozoriti to osebo na obveznost.

Če vam ta naloga vzame največ dve minuti, to storite takoj. Če ne, ga dodajte na seznam »Naslednja dejanja« ali na enega izmed bolj specifičnih seznamov in prijazno opomnite osebo, da še vedno čakate na njegovo poročilo.

Podatke za določen dan shranite v koledar ali datotečno omarico

Veliko stvari lahko načrtujete vnaprej, včasih pa je treba počakati na določene informacije, preden gradivo iz svoje "košarice" spremenite v določene naloge ali sestanke.

Primer. Če načrtujete zanimiv sejem, boste morda želeli malo počakati in videti njegove udeležence, preden se boste odločili, ali se ga je smiselno udeležiti. Če vam takšni podatki niso na voljo vnaprej, je najbolje, da odločitev preložite.

V primerih, ko nimate izbire in morate vse načrtovati v zadnjem trenutku, bodo naslednje strategije koristne:

• Nastavite si opomnik za določen dan v koledarju.
• Hranite datoteko, ki vam pomaga ob pravem dostopu do pravih informacij.

Datoteka je zelo natančen in logičen sistem. Sestavljen je iz 43 datotek: 31 datotek za dneve v mesecu in 12 za mesece v letu. Vsak dan boste lahko preverjali dokumente, opomnike ali gradiva, ki ste jih "poslali" sebi.

Da sistem deluje, ga morate uporabljati in posodabljati vsak dan, in to je najtežje.

Za ideje, ki bodo morda postale pomembne v prihodnosti, jih dodajte na seznam enkrat / morda.

Ta seznam vključuje vse, kar ni na seznamih "Naslednja dejanja" ali "Projekti", vendar to ne bi smelo posegati v glavo. Seznam Once / Mogoče vsebuje vse gradivo, ki ga še niste preoblikovali v posebne ideje ali naloge. Ne podcenjujte njegovih prednosti. Omogoča vam sledenje projektnim idejam, ki so v prihodnosti morda izredno pomembne. Ideje na tem seznamu lahko razdelimo v skupine. Na primer:

• "Izleti, ki bi jih želel opraviti";
• "Vina, ki jih želim poskusiti";
• "Glasba, ki bi jo rad poslušal."

Tako kot »Naslednji koraki« vam bo tudi seznam »Enkrat / morda« pomagal najti informacije, ki jih potrebujete ob pravem času. Seznami so zanesljivejši od vašega lastnega spomina.

Seznam Enkrat / Mogoče bi bilo treba redno pregledovati in posodabljati, če ga želite učinkovito uporabiti.

Organizirano delovno mesto in tedenska revizija sistema povečuje produktivnost

Vsi seznami materialov morajo biti dostopni z vašega delovnega mesta. Ustvarite "nadzorno kabino" - funkcionalni mobilni sistem za dostop do informacij, kjer koli ste. Izjemno pomembno je, da ustvarite seznam in datotečni sistem, ki ga lahko vzamete s seboj kamor koli: tudi če ste obtičali na letališču ali v snežni nevihti, ste še vedno lahko produktivni.

Tehnika GTD omogoča, da se počutite mirno in nadzorujete vse trenutne projekte: spremljate njihov napredek in poskrbite, da se gibljejo naprej.

Vaš sistem produktivnosti mora biti vedno pomemben in dovršen. Vaš um se bo sprostil in se bo lahko popolnoma osredotočil na nalogo samo, če zaupate svojemu sistemu.

Če tedensko pregledate vse svoje sezname, boste poskrbeli, da bo vaš sistem ostal funkcionalen - vsak aktualni projekt je povezan z vsaj enim naslednjim delom na posodobljenem in lahko dostopnem seznamu. Imeli boste splošno predstavo o vsem, kar se zgodi. Revizija pomaga videti "gozd", ne da bi pri tem izgubili vid "drevesa".

Koliko časa porabite za tedenski pregled, je odvisno od tega, koliko časa potrebujete, da se počutite varno in si zgradite zaupanje v sistem.

Načrtujte svoj tedenski pregled, na primer v petek zvečer. Tako boste lahko svoje delo zaprli in odšli za vikend z bistro glavo in občutkom nadzora.

Naravno načrtovanje razjasni cilje in naslednje korake vaših projektov

Razvoj projektov je precej nenaraven in nelogičen proces. Vse korake morate pretehtati in načrtovati vnaprej, vendar si ne predstavljate jasnega cilja. Uporabite naraven način načrtovanja, ki odraža vaše vsakodnevne dejavnosti.

Primer vsakodnevnega ukrepanja: ste lačni in oblikujete nejasen cilj ("nekaj moram pojesti"), nato pa ga določite ("hočem pico"). V tem trenutku se v vaši glavi pojavlja več idej, kako doseči ta cilj ("Lahko spečem pico ali jo naročim ali grem v restavracijo"). Vsak korak, ki ga morate storiti na poti, postane samoumeven.

Ta način razmišljanja uporabite pri svojih resničnih projektih: začnite z najbolj specifično definicijo namena. Nikoli ne škodi, da bi porabili čas za postavljanje ciljev, saj bodo od tega odvisni vsi nadaljnji ukrepi. Ko je cilj jasen, se bo vaš um samodejno začel loviti možganov. Tako lahko pridete do idej, potrebnih za dosego cilja. Dobra taktika je začeti brainstorming od zunaj; na primer zapišite in shranite svoje ideje na papir.

Ko zberete vse svoje ideje, jih morate organizirati in združiti, nato pa določiti posebne ukrepe, potrebne za dokončanje projekta.

Naravno načrtovanje zelo razjasni delo na projektu in ga naredi zanimivo, hitro in intuitivno.

Najbolj pomembna stvar

Kako delati učinkovito in s čisto glavo?

• Tvoji možgani so miselno orodje in ne naprava za shranjevanje. Če želite jasno razmišljati, potrebujete zanesljivo "košarico za zbiranje materiala" zunaj svojega uma.
• Odstranite smeti - tedensko izpraznite vse zunanje "košare".
• Ko razvrščate "košare", razvrstite material po tematskih seznamih.

Preprosta orodja Sestavljanje metode GTD

• Seznam „Projekti“ ponuja pregled vseh vaših tekočih projektov.
• Namesto dnevnega seznama opravkov uporabite koledar in sezname Naslednja dejanja.
• Čakalni seznami so zelo koristni, ko delate z drugimi.
• Podatke za določen dan shranite v koledar ali datotečno omarico.
• Vse potencialno zanimive ideje bi morale biti vključene na seznam Once / Mogoče.
• Organizirano delovno mesto in tedenski pregled vašega sistema sta nujno potrebna za produktivno delo.

Kako implementirati osnovna načela GTD?

Naravno načrtovanje razjasni cilje in naslednje korake vaših projektov in olajša delo na njih.