Pomagajte bralcu - strukturirajte svoje misli v obliki piramide
Pri pripravi dokumenta mnogi predstavljajo njegovo prihodnjo vsebino, vendar nimajo konkretnega načrta - kaj povedati in kako ga oblikovati. Pravkar začnejo pisati v upanju, da se bo struktura pojavila sama. Rezultat je zmotna pripoved, ki jo bo moral bralec razumeti.
Razlog daje prednost vrstnemu redu. Celo naključne podatke razporedi v določenem vrstnem redu.
Primer. Stari Grki so v zvezdnih gručah videli figure živali, ne pa promiskuitetne točke.
Ob branju si oseba samodejno poskuša informacije urediti v obliki piramide, katere temelj so utemeljitve in argumenti, ki potrjujejo sklepe. V tej obliki je bralcu informacije lažje »prebaviti«.
Primer. "Sedeži so bili hladni. Skoraj sem se zapletel. Italija je izgubila. To je bila res grozna nogometna tekma. " Takšna "zgodba" je zelo slabo strukturirana, saj je ključna ideja navedena le na koncu.
Glede na strukturo piramide se najprej uvede posplošitev in nato poda argumentacija. Zgornjo zgodbo je lažje razumeti, če jo strukturirate drugače.
Primer. "To je bila res grozna nogometna tekma: hladni sedeži, skoraj sem se spopadla, Italija pa je izgubila."
Skupite podobne ideje in nato vsako skupino izrazite v enem stavku
Pri gradnji piramide uporabite pristop od spodaj navzgor: najprej naštejte vse teze in razvrstite tiste, ki vodijo do istega zaključka. Nato vsako skupino izrazite v enem stavku. Vsaka takšna posplošitev je vrh piramide.
Postopek ponovite za preostale skupine. Posledično bo glavna ideja celotnega dokumenta izražena v enem stavku. Vaša piramida je pripravljena.
Primer. Teze "naša kupca raste", "vsaka stranka kupuje več" in "povečali smo cene" lahko izrazimo v enem stavku: "naša prodaja raste". Nato lahko to posplošitev razvrstite z drugimi, na primer z »naši fiksni stroški se zmanjšajo« in »naši spremenljivi stroški se zmanjšajo« in to novo skupino izrazite s splošnim stavkom: »naši dohodki rastejo«.
Razvrščanje in povzemanje je preprosto, vendar morate upoštevati osnovna pravila:
- Vsaka misel, izražena v piramidi, naj bo kratek opis združenih tez. Nikoli ne uporabljajte nesmiselnih posploševanj, kot so "obstajajo trije razlogi za vstop na avstrijski trg." To je dodatna piska, saj se avtor ni trudil posvetiti treh razlogov za bralca.
- Povzetek v kateri koli skupini mora biti logično podoben in na isti ravni abstrakcije. Se pravi, da skupina ne more biti sestavljena iz "jabolk", "sadja" in "mize": jabolko in tabela si logično nista podobna, "sadje" pa je abstraktni izraz, ki se nanaša na višjo raven piramide.
Obrazložitev: S pomočjo odbitka naredite zaključke iz podatkovne verige
Vsako posploševanje v piramidi bi moralo od bralca zastavljati vprašanje, odgovor na katerega bomo dali kasneje. Odgovor je oblikovan po metodi odbitka.
Odbitek je postopek sklepanja, v katerem se sklepi črpajo iz predpostavk.
Primer. Iz predpostavk "vsi ljudje so smrtni" in "Goljat je človek", izhaja zaključek, da je "Goljat smrtni." Potem lahko povzamete celoten postopek deduktivnega sklepanja: "Goliath je človek, on je smrtni."
Za priporočila uporabite obrnjen vrstni red odbitka.
Primer. »Najeti moramo kandidata, ki zna brati. Kandidat A lahko bere. Zato moramo najeti kandidata A. " Torej vrstni red predpostavka-predpostavka-zaključek prikriva glavne informacije do konca.Priporočila so ponavadi v obratnem vrstnem redu: "Najeti moramo kandidata A, ker potrebujemo nekoga, ki zna brati, a zmore."
Kljub temu, da je deduktivno sklepanje naravnost in naraven postopek, ga ne bi smeli uporabljati v zapletenem sklepanju, kjer je za potrditev predpostavk potrebnih več ravni utemeljitve.
Če poskušate sklenitev zapletenega dokumenta utemeljiti z odbitkom, bo verjetno v prvi predpostavki več ravni utemeljitve, skozi katere se bo moral bralec »prebiti«, da bo pristopil k drugi predpostavki. Tej logiki je zelo težko slediti.
Obrazložitev: na podlagi zaključkov iz skupine podobnih tez potegnite z indukcijo
Če posploševanja v piramidi ni mogoče potrditi z odbitkom, uporabite bolj ustvarjalno obliko sklepanja - indukcijo. Indukcija sklepa iz nabora idej, v nekem smislu podobnih.
Primer. Zaključek »Einstein je bil genij« potrjujejo takšne posplošitve, kot so »preučeval teorijo relativnosti«, »preučeval gravitacijo« in »preučeval kozmološko konstanto«.
Pri indukciji logični vrstni red argumentov ni tako očiten kot pri odbitku. Da bi bila ideja bralca intuitivna, je treba vrstni red določiti na podlagi skupine. Če ste združili dele celote, na primer oddelke podjetij, jih razporedite glede na njihovo strukturo, podobno strukturi organizacije.
Uporabite načelo MECE (načelo medsebojno izključujočih in izčrpnih določb). To pomeni, da oddelki podjetja ne bodo podvajali funkcij v več oddelkih, hkrati pa bodo sestavni deli skupaj opisali organizacijo, ne da bi pri tem ničesar izgubili.
Če je skupina sestavljena iz priporočil, jih razporedite po kronološkem zaporedju, začenši s prvim.
Primer. Ko povzamete »Najemite novega pomočnika«, razvrstite vrstni red razvrstitve: »Odložite prosto delovno mesto, povabite kandidate za razgovor in se odločite za najem.«
Če ste razvrstili elemente, ki temeljijo na določenih skupnih značilnostih, jih razporedite glede na stopnjo značilnosti v vsakem elementu.
Če želite oblikovati priporočila, pristopite k problemu s sistematičnega vidika in ga vizualizirajte z logičnimi drevesi
Poslovni dokumenti pogosto ponujajo priporočila za rešitev težave. Za izdelavo priporočil uporabite preprost postopek reševanja težav.
1. Prepoznajte težavo z jasnimi, merljivimi pogoji.
Primer. »Tovarna vsak dan izgubi tri ure delovnega časa; kako se temu izogniti? "
2. Ugotovite točno, v čem je težava.
Primer. "Težava ni v ljudeh ali surovinah, ampak v opremi: ta se pokvari vsak dan."
3. Kopajte globlje - ugotovite, zakaj težava obstaja.
Primer. "Prisotni niso ustrezno usposobljeni." To vam omogoča, da prepoznate ukrepe za rešitev težave. Na primer: "Imenujte odgovorne učitelje ali povabite zunanje učitelje."
Če želite težavo rešiti, jo lahko vizualno predstavite z logičnim drevesom. Logično drevo je poenostavljen diagram povezav, ki se razvejajo od leve proti desni.
Primer. Drevo dobička: beseda "Dobiček" tvori drevesno deblo in je razdeljena na dve veji: "Prodaja" in "Stroški". "Odhodki" se odcepijo na "Stalno" in "Spremenljivke"
Na koncu bo drevo tako podrobno, da bodo težave in njihovi viri postali očitni. V tem primeru lahko razumete, da se dobiček zmanjšuje zaradi naraščajočih stroškov za nekatere materiale.
Strukturirajte priporočila glede na rezultat, ki ga lahko dosežete
Našli ste rešitev za težavo bralca. Zdaj ga morate prepričati, da ukrepa. Priporočite čim bolj prepričljivo.
S priporočilom podate predlog za ukrepe, katerih namen je doseči želeni rezultat.Skupinska dejanja, ki temeljijo na rezultatu, ki ga želite doseči, in ga opišite, da boste kasneje razumeli, ali je bil dosežen.
Primer. Bralec želi povečati svoj dobiček.
Slabo strukturirana priporočila izgledajo tako:
1. Kazalniki študije:
- produktivnost rastlin;
- zadovoljstvo kupcev.
2. Pogosteje izvajajte usposabljanje:
- rastlinsko osebje;
- prodajno osebje.
V takšni strukturi sta dve glavni težavi: prvič, čeprav imajo skupne akcije zunanjo podobnost, so usmerjene k doseganju različnih rezultatov; drugič, želene rezultate je treba podrobno opredeliti, da bi lahko kasneje presodili, ali so bili doseženi.
Tako je naslednja struktura bolj jasna in prepričljiva:
1. 5-odstotno povečanje prodaje v naslednjem četrtletju:
- preučiti zadovoljstvo strank;
- Pogosteje se učite svoje prodajne ekipe.
2. Zmanjšanje proizvodnih stroškov za 2% v naslednjem četrtletju:
- preuči produktivnost rastlin;
- Pogosteje učite osebje rastlin.
Dejanja so zdaj združena na podlagi želenih rezultatov. V nadaljevanju je mogoče zlahka presoditi, ali so bili cilji dejansko doseženi.
V uvodu lahko bralcu sporočite ključne točke v dokumentu v prvih 30 sekundah branja.
Vsak dokument bi se moral začeti s kratkim uvodom, da bi spodbudil bralčevo zanimanje in postavil podlago za rešitev težave.
Interes bralca najlažje vzbudite in se osredotočite na dokument tako, da uvod predstavite v obliki zgodbe. Začnite z opisom situacije (trenutno stanje), ugotovite težavo in na koncu predlagajte rešitev.
Primer. Razmere - "ArgonEx razmišlja o naložbah v nove rudnike v Avstriji." Težava: "ArgonEx je težko vstopiti na nov trg." Da bi se bralec z lahkoto strinjal z vašimi izjavami, bi mu morali poznati tako situacijo kot zapletenost.
Težava naj bi bralcu povzročila vprašanja, kot je "Kaj je treba storiti?". Glavno besedilo dokumenta vsebuje podroben odgovor na to vprašanje, toda v prvih 30 sekundah branja bi se morala razviti splošna ideja o vašem mnenju.
V uvodu boste izrazili glavno stališče in najpomembnejše argumente:
Primer. „(Poudarki) ArgonEx lahko vstopi na avstrijski trg z nakupom obstoječega udeleženca na trgu, ker (1) se dovoljenja za rudarstvo redko izdajajo tujim podjetjem, (2) lokalne rudarske družbe so poceni prodane in (3) konkurenti so v podobnih situacijah utrpeli velike izgube poskušajo ukrepati sami. "
Za prikaz strukture piramide uporabite glave in oblikovanje.
Da bi bralca vodili skozi strukturo piramide, jo najprej pokažite. Najbolj priljubljena metoda so naslovi, ki prikazujejo stopnje in skupine idej. Z luknjami poudarite ravni piramide, pogosto se dodajo tudi decimalna števila (1, 1.1, 1.1.1). Primer:
Ime dokumenta
Tu napišejo uvod in navedejo glavni argument, pa tudi glavne ideje odsekov.
1. Prvi oddelek
Vedno si predstavljajte katero koli skupino naslovov in ključnih točk.
1.1. Prvo pododdelek
Idejo tega pododdelka podpirajo naslednji oštevilčeni odstavki.
1.1.1. Potrdi idejo o prvem pododdelku
1.1.2. Potrdi idejo o prvem pododdelku
1.2. Drugo pododdelek
2. Drugi oddelek
2.1. Prvo pododdelek
2.2. Drugo pododdelek
Bralci praviloma berejo naslove tekoče, zato v njih ni treba vlagati glavne ideje. Naj bodo kratke, kar izraža bistvo oddelka. Kadar se uporaba naslovov zdi preveč formalna, poskusite v besedilu izpostaviti glavne točke, argumente itd.
V zelo kratkih sporočilih je vstavljanje vdolbine najprimernejši način za prenos preproste strukture. Primer:
Za klic v ponedeljek potrebujem naslednje podatke za Japonsko:
- Obseg prodaje
- Stroški
- Tržni trendi
Uporabite jasne prehode med skupinami argumentov, tako da bralec ne izgubi niti
Tudi najbolj logična struktura piramide je neuporabna, če bralec ne drži koraka z njo. Bralnik se mora premikati med razdelki in pododdelki, ko pride do prehoda. Eden od načinov je, da se na začetku novega odseka navedejo glavni sklepi prejšnjega.
Primer. Če je v zadnjem poglavju posplošitev "ArgonEx ima preveč zalog", se lahko začne naslednje poglavje o logistiki, kot sledi: "Poleg preveč zalog so logistični procesi ArgonExa neučinkoviti." Bralec bo tako razumel, da ste prešli na nov podsegment piramide.
Če je poglavje še posebej dolgo in zapleteno, ga pred nadaljevanjem dopolnite s kratkim povzetkom glavnih točk.
Če je dokument sestavljen iz priporočil, ga lahko sklenete s preprostim in izvedljivim razdelkom „Nadaljnji ukrepi“.
Najbolj pomembna stvar
Preden začnete pisati, temeljito strukturirajte svoje misli.
Kako učinkovito strukturirati ideje
- Pomagajte bralcu - graditi misli v obliki piramide;
- Skupite podobne ideje in nato vsako skupino izrazite v enem stavku;
- Obrazložitev: iz podatkovne verige sklepamo po metodi odbitka;
- Obrazložitev: navajamo sklepe iz skupine podobnih točk z indukcijo.
Kako narediti uporabna priporočila
- K problemu pristopite s sistematičnega vidika in ga vizualizirajte s pomočjo logičnih dreves;
- Sestavite svoja priporočila na podlagi rezultata, ki ga lahko dosežete z njimi.
Kako z besedami izraziti želeno strukturo
- Uporabite uvod, da bralcu sporočite ključne točke v prvih 30 sekundah branja;
- Za prikaz strukture piramide uporabite glave in oblikovanje;
- Uporabite jasne prehode med skupinami argumentov, tako da bralec ne izgubi niti.